Organiser sa liste de choses à faire par Lutetia Flaviae

Organiser sa liste de chose à faire

Je n’ai jamais fait d’article invité sur le blog. Et j’avoue que c’est quelque chose à laquelle je ne pensais pas du tout. Mais depuis quelques mois, Lutetia du blog Lutetia Flaviae et moi on partage beaucoup. On s’entre aide et on s’encourage beaucoup avec nos blogs. Comme nous avons un univers assez proche, je me suis dit que ce serait sympa qu’elle fasse un article invité ici. J’avais tout simplement envie de l’accueillir et de te la faire découvrir. Aujourd’hui, elle a décidé de nous donner une petite méthodologie de travail pour nous aider à organiser sa liste de choses à faire.

Organiser sa liste de choses à faire

Se retrouver devant sa liste de choses à faire peut intimider, voire désespérer. Gérer son temps est un défi. Je connais très peu de personnes (en fait aucune) satisfaites de leur productivité. Je suis sûre que toi aussi tu aimerais mieux t’organiser pour ne rien avoir à faire le weekend. On voudrait cocooner, profiter de ses proches mais finalement, on en a rarement le temps ! J’ai lu plusieurs méthodes d’organisation pour découvrir comment les professionnels s’y prennent. Je les ai combinées et adaptées afin de créer celle qui me convient le mieux. Pour être efficace, il faut savoir s’adapter à ses besoins. Je vais te montrer comment j’organise ma liste de choses à faire pour gérer mes priorités et rester productive.

Noter tout ce que l’on a à faire

Cette première étape est très importante et pourtant, souvent sous-estimée. Je l’ai apprise via la méthode GTD (si ça t’intéresse, j’ai aussi écrit un article sur la méthode GTD ). Il s’agit d’écrire absolument tout ce que l’on à faire. Identifie les tâches les plus simples et automatiques aux projets futurs ou rêvés. On a tendance à croire que l’on se rappellera du plus important ou que certaines choses ne nécessitent pas d’être écrites. Toutefois, ces tâches sont ancrées dans notre mémoire et empêchent notre cerveau de se concentrer autant qu’il le pourrait. Cette liste prend du temps à être rédigée. Tu auras sans doute besoin de plusieurs jours avant de sentir ton esprit vidé. En écrivant une liste complète des choses que l’on a à faire, on crée un système réel sur lequel on peut se reposer. On évite ainsi de nombreuses mauvaises surprises !

Faire sa to-do-list

Gérer ses priorités

Maintenant que ta liste est terminée, il faut passer au tri. Je m’aide de la matrice d’Eisenhower, popularisée par Stephen Covey. Il suffit de créer un tableau 2×2 classant les tâches selon leur urgence et leur importance. Ainsi, on se retrouve avec les entrées :

  • Urgent / Important
  • Non urgent / Important
  • Urgent / Non important
  • Non urgent / Non important

1. Les tâches Urgentes / Importantes sont celles que tu dois faire immédiatement, celles qui arrivent à échéance.

2. Les tâches Non urgentes / Importantes sont celles que tu dois planifier sur du long terme. Par exemple : faire du sport n’est pas urgent mais, c’est important pour ta santé, notamment pour le futur. Prendre du temps pour toi, voir tes amis sont aussi des tâches importantes mais, non urgentes.

3. Les tâches Urgentes / Non importantes sont celles qui te sont souvent imposées par les autres : une réponse à un e-mail, une interruption, un imprévu, etc.

4. Les tâches Non urgentes / Non importantes sont celles qui parasitent notre productivité : passer du temps sur Facebook, regarder la TV sans intérêt…

Si tu es comme moi, tu as probablement envie de tout inscrire dans la case Urgent / Important. Or, on néglige trop souvent la deuxième qui est, pourtant, au cœur d’une organisation efficace. Pour pouvoir se concentrer sur la case Non urgent / Important, il faut tenter de minimiser au maximum les cases 3 et 4. En éliminant ou, du moins, en réduisant les tâches inutiles, on parvient déjà à gagner du temps. Ensuite, il ne faut pas hésiter à déléguer ce qui est possible, voire à dire non ! Tu parviendras ainsi à gérer tes priorités et augmenter ta productivité.

Malgré le tri par case. La liste de choses à faire reste parfois longue ! Je classe donc les tâches de chaque case en me servant de listes thématiques puis, je commence par les plus rapides à faire. Tu peux télécharger gratuitement mon kit complet de printables pour l’année afin d’obtenir des listes à remplir selon les saisons.

Méthode de travail pour classer ses urgences

Ce qu’il faut retenir :

  • Ne perd pas trop de temps à suivre des méthodes, adapte-les en fonction de tes besoins et de tes goûts.
  • Écris tout ce que tu dois faire pour ne pas te reposer sur ta mémoire.
  • Prends le temps de planifier tes projets, de faire des choses qui ne te semblent pas urgentes mais, qui demeurent importantes.

Et toi, comment gères-tu les choses que tu dois faire ? As-tu une méthode pour organiser ta to-do list ?

♥ ♥ ♥

A lire aussi :
S’organiser pour réussir : La méthode Getting Things Done ou L’art de l’efficacité sans le stress de David Allen
Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent de Stephen Covey
Le blog de Lutetia Flaviae

21 Replies to “Organiser sa liste de choses à faire par Lutetia Flaviae”

  1. Ma méthode, c’est d’avoir trois petites to-do list: une prioritaire, pour les choses urgentes à gérer dans la journée, une secondaire, pour ce que je dois gérer dans la semaine, et une « si j’ai le temps », sur laquelle je note des chose que j’aimerais faire, pour ne pas les oublier quand j’ai du temps de libre… et je regarde le soir ce que je dois basculer de l’une à l’autre ^^.

    1. Ça ressemble assez à la matrice d’Eisenhower, personnalisée à ta manière ! C’est une super méthode Sandrine !

  2. Tres interessant cet article 🙂

    1. Merci beaucoup ! Ça me fait très plaisir qu’il te plaise !

  3. Je perds plus de temps à tout notifier qu’à faire les choses directement.
    Je suis très liste mais au final je ne les exploite pas du tout

    1. Ce n’est pas forcément une perte de temps Gynia ! Au contraire, c’est souvent vu comme une avance sur le long terme. Un peu comme si tu perdais du temps à un moment donné pour ne pas à le perdre au fur et à mesure des prochains jours. En somme, tu finis par rentabiliser ce temps-là. Est-ce que tu gardes ta liste à portée de main pour regarder les choses que tu as à faire ? Parfois, ça ne tient qu’à la facilité d’accès !

  4. C’est marrant, la matrice d’Eisenhower c’est ce dont m’a parlé mon PDG pour mon entretien d’embauche…
    Depuis, je fais toujours la différence entre ce qui est important et urgent !! 😉

    1. Dès l’entretien d’embauche ?! C’est vrai qu’on a tendance à confondre les deux quand on a des choses à faire ! C’est aussi pour ça qu’on se sent débordé !

  5. the Beauty and The Brunette dit : Répondre

    la matrice d’Eisenhower … j’en ai bouffé de celle ci en master, mais c’est tellement vrai ! avec mon job actuel, je suis tellement obligée d’y faire face, mais quand tout le monde pense qu’il est urgent et important, pas facile 🙂
    des bisous

  6. Ah ! C’est sympa d’apprendre des choses utiles dans des domaines autres que professionnels ! Il faudrait surtout apprendre à tout le monde à distinguer l’urgence et l’importance !

  7. […] l’article : Organiser sa liste de choses à faire et l’univers tout en douceur d’Odile […]

  8. Article super intéressant. Pour l’instant je travaillais avec un code couleur en fonction boulot – blog – école mais je pense essayer d’adapter ça avec le système de case.

    1. Merci Anaïs ! Tu peux tout à fait garder ton code couleur, qui d’ailleurs est super visuellement pour mettre de l’ordre dans sa liste, avec le tableau. Tu pourras comprendre tes priorités en un coup d’œil !

  9. Super! J’avoue que je fais plein de listes…mais sur des post-it, et nous savons bien ou finissent les post-it. Je vais essayer ta méthode, et surtout de m’y tenir!

    1. Haha, c’est sûr que les post-it seraient plus efficaces s’ils s’accrochaient vraiment bien ^^ Bon courage Leni !

  10. Je suis une fana des questions d’organisation ! Alors, merci les filles pour cet article !
    J’utilise une application de listes (todoist), qui m’aide à gérer les tâches, en les classant en catégories.
    Mais j’ai du mal à établir les priorités quand je planifie ma semaine. L’idée de la matrice est géniale !

    Par contre, j’ai un vrai souci en ce qui concerne le découpage et la planification des projets à moyen ou long terme : les importants mais pas (encore) urgents. J’avance à petits pas dans mon système d’organisation et c’est la prochaine étape pour moi !

  11. Merci Sofia, je suis ravie de trouver une autre adepte d’organisation :p Bon courage et ne renonce pas car, justement, c’est l’étape la plus importante ! En plus de découper ta liste selon l’urgence et l’importance, la méthode GTD est assez efficace pour gérer ce genre de dilemmes. Effectuer les tâches les plus rapides en premier t’aidera à t’orienter plus facilement !

  12. J’ai vu en cours la matrice d’Eisenhower et je suppose que mon prof était tellement compliqué que personne n’a rien compris au point que je me suis bien plantée à mon examen, et j’étais loin d’être la seule. Cependant, en lisant ton article, je me rends compte que déjà, c’est super simple, super bien expliqué (merci à toi) et puis super pratique. Je n’ai jamais pensé à utiliser cette méthode, mais je compte essayer dans les prochains jours !! Merci à toi

  13. Oh ça me fait tellement plaisir ce que tu dis là ! Je suis ravie que ce soit plus clair ! Il faut saisir les nuances qui ne sont pas si évidentes mais, une fois qu’on comprend les distinctions, c’est un changement radical !

  14. […] Mon article invité chez Odile Sacoche pour apprendre en détail à organiser sa liste de choses à faire […]

  15. […] J’ai également écrit un article invité sur le blog d’Odile Sacoche pour apprendre en détail à organiser sa liste de choses à faire. […]

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