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Productivité et organisation

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Organiser sa liste de choses à faire par Lutetia Flaviae

1 février 2016 by
Organiser sa liste de chose à faire

Je n’ai jamais fait d’article invité sur le blog. Et j’avoue que c’est quelque chose à laquelle je ne pensais pas du tout. Mais depuis quelques mois, Lutetia du blog Lutetia Flaviae et moi on partage beaucoup. On s’entre aide et on s’encourage beaucoup avec nos blogs. Comme nous avons un univers assez proche, je me suis dit que ce serait sympa qu’elle fasse un article invité ici. J’avais tout simplement envie de l’accueillir et de te la faire découvrir. Aujourd’hui, elle a décidé de nous donner une petite méthodologie de travail pour nous aider à organiser sa liste de choses à faire.

Organiser sa liste de choses à faire

Se retrouver devant sa liste de choses à faire peut intimider, voire désespérer. Gérer son temps est un défi. Je connais très peu de personnes (en fait aucune) satisfaites de leur productivité. Je suis sûre que toi aussi tu aimerais mieux t’organiser pour ne rien avoir à faire le weekend. On voudrait cocooner, profiter de ses proches mais finalement, on en a rarement le temps ! J’ai lu plusieurs méthodes d’organisation pour découvrir comment les professionnels s’y prennent. Je les ai combinées et adaptées afin de créer celle qui me convient le mieux. Pour être efficace, il faut savoir s’adapter à ses besoins. Je vais te montrer comment j’organise ma liste de choses à faire pour gérer mes priorités et rester productive.

Noter tout ce que l’on a à faire

Cette première étape est très importante et pourtant, souvent sous-estimée. Je l’ai apprise via la méthode GTD (si ça t’intéresse, j’ai aussi écrit un article sur la méthode GTD ). Il s’agit d’écrire absolument tout ce que l’on à faire. Identifie les tâches les plus simples et automatiques aux projets futurs ou rêvés. On a tendance à croire que l’on se rappellera du plus important ou que certaines choses ne nécessitent pas d’être écrites. Toutefois, ces tâches sont ancrées dans notre mémoire et empêchent notre cerveau de se concentrer autant qu’il le pourrait. Cette liste prend du temps à être rédigée. Tu auras sans doute besoin de plusieurs jours avant de sentir ton esprit vidé. En écrivant une liste complète des choses que l’on a à faire, on crée un système réel sur lequel on peut se reposer. On évite ainsi de nombreuses mauvaises surprises !

Faire sa to-do-list

Gérer ses priorités

Maintenant que ta liste est terminée, il faut passer au tri. Je m’aide de la matrice d’Eisenhower, popularisée par Stephen Covey. Il suffit de créer un tableau 2×2 classant les tâches selon leur urgence et leur importance. Ainsi, on se retrouve avec les entrées :

  • Urgent / Important
  • Non urgent / Important
  • Urgent / Non important
  • Non urgent / Non important

1. Les tâches Urgentes / Importantes sont celles que tu dois faire immédiatement, celles qui arrivent à échéance.

2. Les tâches Non urgentes / Importantes sont celles que tu dois planifier sur du long terme. Par exemple : faire du sport n’est pas urgent mais, c’est important pour ta santé, notamment pour le futur. Prendre du temps pour toi, voir tes amis sont aussi des tâches importantes mais, non urgentes.

3. Les tâches Urgentes / Non importantes sont celles qui te sont souvent imposées par les autres : une réponse à un e-mail, une interruption, un imprévu, etc.

4. Les tâches Non urgentes / Non importantes sont celles qui parasitent notre productivité : passer du temps sur Facebook, regarder la TV sans intérêt…

Si tu es comme moi, tu as probablement envie de tout inscrire dans la case Urgent / Important. Or, on néglige trop souvent la deuxième qui est, pourtant, au cœur d’une organisation efficace. Pour pouvoir se concentrer sur la case Non urgent / Important, il faut tenter de minimiser au maximum les cases 3 et 4. En éliminant ou, du moins, en réduisant les tâches inutiles, on parvient déjà à gagner du temps. Ensuite, il ne faut pas hésiter à déléguer ce qui est possible, voire à dire non ! Tu parviendras ainsi à gérer tes priorités et augmenter ta productivité.

Malgré le tri par case. La liste de choses à faire reste parfois longue ! Je classe donc les tâches de chaque case en me servant de listes thématiques puis, je commence par les plus rapides à faire. Tu peux télécharger gratuitement mon kit complet de printables pour l’année afin d’obtenir des listes à remplir selon les saisons.

Méthode de travail pour classer ses urgences

Ce qu’il faut retenir :

  • Ne perd pas trop de temps à suivre des méthodes, adapte-les en fonction de tes besoins et de tes goûts.
  • Écris tout ce que tu dois faire pour ne pas te reposer sur ta mémoire.
  • Prends le temps de planifier tes projets, de faire des choses qui ne te semblent pas urgentes mais, qui demeurent importantes.

Et toi, comment gères-tu les choses que tu dois faire ? As-tu une méthode pour organiser ta to-do list ?

♥ ♥ ♥

A lire aussi :
S’organiser pour réussir : La méthode Getting Things Done ou L’art de l’efficacité sans le stress de David Allen
Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent de Stephen Covey
Le blog de Lutetia Flaviae

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8 conseils pour une organisation au top

3 décembre 2015 by
comment bien s'organiser au quotidien

Dans la vie de tous les jours, je suis ce qu’on appelle une « control freak ». Non pas que j’estime que c’est une qualité (cela peut même être un défaut si on se place du point de vue du « lâcher prise ») mais il est vrai que lorsqu’il s’agit d’organisation, je me sens comme un poisson dans l’eau. Face à un problème concret (non psychique) c’est comme si tous les éléments s’arrangeaient entre eux, se mettaient en place, pour me permettre de gagner du temps. Et ce quoi que je fasse. Seulement depuis quelque temps, je suis aussi devenue madame « Je-n’ai-pas-le-temps » si bien que j’ai dû revoir un peu mes bases d’organisation pour pouvoir gérer le blog, mon boulot temps plein et tous mes autres « à côté ». Dans un monde où nous courons tous après le temps, où nous nous sentons tous débordés, je me suis dit que quelques petits conseils, quelques astuces, te seraient peut-être utile.

1. Faire une liste

Le premier conseil est sans doute le plus bateau, mais est à mon sens le plus utile. Quelles sont ces fameuses choses que nous devons vraiment faire ? Liste-les, toutes, même celles qui te paraissent stupides. L’avantage de cette liste c’est que chaque fois que tu auras accomplis quelque chose de ta liste tu vas pouvoir le barrer (ou le fluoter) ce qui va te permettre de voir ton avancée, et donc, de t’encourager. On a tendance à tout garder dans notre tête, et même si nous en avons la capacité mentale, il est possible aussi que ça nous emmêle les pinceaux (ou que nous oublions des choses). Mettre ses idées sous forme de liste, peut t’aider à y voir plus clair et d’avoir quelque chose de concret sur quoi te baser.

2. Gérer ses urgences

A partir de la liste que tu auras créée, il faut gérer son degré d’urgence. Pour ce faire, pose-toi les questions suivantes :

  • Quelle tâche dois-je accomplir obligatoirement ? Si je ne le fais pas, est-ce que cela m’empêchera d’avancer sur les autres tâches ?
  • Quelle tâche puis-je déléguer ?
  • Quelles tâches correspondent à mes attentes, et quelles sont celles qui correspondent aux attentes des autres ?
  • Est-ce si grave si je n’accomplis pas cela cette semaine ? Puis-je le postposer ? Si oui, à quand ?

La première question est pour moi la plus importante. Il y a quelques mois, je me suis retrouvée face à une liste folle de chose à faire et je ne savais pas par où commencer. Ma coach en entreprise m’a alors dit cette phrase magique : «  Quelle tâche te permettra d’avancer sur les autres ? « . À l’époque c’était mon portfolio. Sans portfolio, je ne pouvais pas démarcher les marques. Et si je ne démarche pas les marques, je ne peux pas avoir de contrats. Si tu regardes bien ta liste, il y en a surement une qui est le pilier des autres. Et ça marche aussi pour les tâches ménagères !

3. Petit à petit

Pour en revenir aux tâches ménagères, c’est une astuce que ma maman m’a un jour donné à moi qui déteste faire le ménage. Plutôt que de consacrer une journée entière à nettoyer, je fais chaque jour un petit peu. Ce principe fonctionne pour plein de choses : au lieu de passer une après midi entière pour écrire un article de blog, je l’écris un jour, le corrige le lendemain, ajoute les photos après, etc. Cela va te permettre de ne pas te retrouver devant une énorme tâche et donc, de ne pas te décourager.

4. Tenir un carnet, un agenda ou un excell

En réalité, tenir un support concret qui peut vraiment t’aider dans l’accomplissement de tes tâches. Depuis des années je fonctionne avec l’agenda de mon iPhone (et avec les notes de mon iPhone aussi). Mais j’ai repris un carnet il y a peu et j’y note tout ce qui me passe par la tête. Du coup, je me suis aussi racheté un agenda pour 2016. Tout ça pour te dire que peu importe que tu sois papier ou ordinateur, en 2015 il y a suffisamment de support pour t’aider à t’organiser. Rien ne t’empêche de tenir un tableau excell. Je suis une quiche en excell, je n’utilise que les fonctions de bases, mais ça m’aide pourtant assez bien pour m’organiser au quotidien (ou pour les concours du blog par exemple).

5. Trouver sa priorité

Dans la vie, on a toujours envie de faire plein de choses. D’ailleurs, en y regardant de plus près, tu verras qu’on vit dans une société où il faut être au four et au moulin. Il faudrait pouvoir être une business woman parfaite, élever ses enfants correctement, faire à manger, faire le ménage, avoir une vie sociale, aller au cinéma, sortir au restaurant et j’en passe. On devrait pouvoir tout faire pour avoir la vie parfaite que nous montre la société. Laisse-moi te dire un truc, il n’est pas possible de tout gérer. Il faut savoir mettre des priorités et se demander « qu’est ce qui est vraiment important pour moi » ? Pour certaine, ce sera de garder la maison impeccable. Pour d’autres ce sera de lire un bon livre. Pour moi, c’est bloguer. Du coup, j’ai dû faire le tri dans ce que je faisais de mes journées et zapper la partie « procrastiner devant la TV ». J’ai beaucoup réduit mon temps à ce niveau-là, tout en me l’autorisant. Si on a vraiment pas le temps de s’occuper de sa priorité (parce qu’on a des enfants, un boulot, 3h de trajets par jour et pas une minute à soi) on revient à l’étape numéro 3 : petit à petit !

6. Faire une seule chose à la fois.

D’où l’importance de la liste. Pour en revenir à l’histoire de mon portfolio, une fois avoir trouvé que c’était ça l’urgence du moment, ma coach m’a dit : « Vous ne faites que ça, et tant pis si cela vous prends des mois« . Et cette simple parole m’a boostée. En un week end finalement c’était fait. J’ai gardé en mémoire « tant que ce n’est pas fini, je ne m’attaque pas autre chose de ma liste« . De toute façon la liste, tu arriveras au bout, c’est certain, mais l’idée c’est de rester « focus » sur ce qu’on est en train de faire maintenant. Si il t’est vraiment difficile de te concentrer sur une seule chose, applique la technique Pomodoro : pendant 25 minutes tu te consacres à une activité, puis tu te forces à faire 5 minutes de pause. Après 3 ou 4 sessions de 25 minutes, tu fais une plus grande pause (d’environ 15-20 minutes). Et tu repars dans un nouveau cycle. Il parait que cette technique est révolutionnaire, permettant au cerveau de s’aérer et de ne pas se bloquer.

7. Se fixer des objectifs

A nouveau c’est un conseil tout bête mais qui est de paire avec le point numéro 6. Pour te donner un exemple, il fut tout un temps où au lieu de prendre une résolution en janvier, je me fixais un objectif pour l’année. Je me disais « ok cette année je m’attaque aux travaux de mon appartement » ou « cette année je me mets au sport« , et je me fixais un objectif global pour l’année. Un projet que j’avais vraiment envie de faire. L’idée ce n’est pas de se stresser en se disant qu’il faut avoir fini absolument pour ce moment-là, mais c’est de se motiver en gardant un point de mire, et de tenir les promesses que l’on s’est fixé.

8. Prendre du temps pour soi.

Alors oui, il faut absolument trouver quelle est sa priorité dans la vie, mais ça ne veut pas dire faire un choix et supprimer tout le reste, non il est important aussi de prendre soin de soi, et de se garder des créneaux pour soi, c’est même primordial ! Pourquoi ? Pour la simple et bonne raison que tu ne sauras pas prendre soin des autres, de tes projets, si tu ne sais pas prendre d’abord soin de toi. Être productif, avancer dans ses tâches, c’est aussi savoir prendre une pause, un moment de plaisir pour souffler. En prenant l’exemple du blog, qui est assez chronophage, il faut pouvoir se dire « stop, aujourd’hui je n’écris pas, et le monde ne va pas s’écrouler« , plutôt que de continuer stressé, crevé et rédiger un mauvais article plein de fautes par exemple. Nous sommes des êtres humains, et non pas des machines.

prendre soin de soi pour mieux s'organiser

J’espère que ces petites astuces vont pouvoir t’aider à t’organiser mais surtout à gérer tes priorités. Face à une énorme charge de travail, ou de choses à accomplir (pour un déménagement par exemple), ne panique pas. Tout va bien se passer, et tu arriveras au bout. Essaye d’appliquer l’un ou plusieurs de ces conseils et surtout, ne culpabilise pas !

Que penses-tu de toutes ces astuces ? En appliques-tu certaine ? En as-tu d’autres qui t’aident beaucoup au quotidien ? Comment organises-tu ton emploi du temps ?

 Pour tout savoir sur les coulisses du blog, recevoir les derniers articles par mail et lire mon conte de développement personnel :

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Panne d’inspiration ? J’ai peut-être quelques solutions !

23 novembre 2015 by
Panne d'inspiration solution blogging

Cela nous arrive à tous de nous retrouver devant son ordinateur et ne pas savoir quoi écrire. Cette grosse panne d’inspiration. Ce moment où on a super envie de bloguer, mais on ne sait vraiment pas sur quoi. Et en plus, en général, dans ces moments-là, on fait la pire chose à faire : on va voir sur les autres blogs pour se comparer. « Celui-ci a publié et pas moi, celui-ci à plein d’idées, celui-là fait plein de photos géniales, etc. » Et puis bien sûr on se retrouve dans une sorte de cercle vicieux, on se sent mal et on a qu’une envie, vider la vieille boite de Frosties qui traine dans notre placard en regardant la dernière saison de Friends. De toute façon, foutu pour foutu, autant nous faire du bien. Et bien mois je dis STOP ! Stop à l’angoisse de la page blanche, stop au manque d’inspiration, oui aux solutions ! Voici quelques idées d’articles et quelques astuces qui pourraient t’aider à débloquer cette panne.

Se replonger dans son carnet de note.

Un petit carnet de note c’est quelque chose qui peut s’avérer bien utile, surtout pour les pannes d’inspiration. Je te rassure tout de suite, je n’en ai pas eu pendant 4 ans de blogging… Ca fait 4 ans et 5 mois que je blogue. Si tu fais le calcul… Bref, pas de panique si tu n’en as pas encore. Jusqu’ici, je n’en voulais pas, trouvant ça un peu futile ou inutile. Oui mais alors pourquoi ? Un peu par hasard figures-toi. J’ai trouvé un vieux carnet qui trainait, j’ai commencé à noter dedans, et depuis je ne m’en sépare plus. Je note tout et n’importe quoi dedans : des blogs que j’aime, des blogs à aller voir, des idées d’articles, des objectifs, des listes de courses (ouè, tout), … Et en fait, je me rends compte que plus je note, plus j’ai des idées qui viennent. Oui mais et alors ? Si je n’ai pas envie de prendre un cahier ? Think out of the box, j’ai envie de te dire. Prendre des notes ça peut être aussi : noter sur son téléphone, s’envoyer un mail, faire une planche Pinterest, faire du collage, s’enregistrer, coller des post-it partout dans ta chambre, … Il te faut donc un objet, un lieu, une chose qui te permet de laisser une petite trace d’une idée que tu aurais eu un moment ou à un autre et pouvoir y revenir quand tu n’en as plus.

Se souvenir des articles qui t’ont plu

Attention, je ne te dis pas d’aller lire des blogs pour te comparer et te sentir mal, mais plutôt d’essayer de te souvenir des articles que tu aurais lu et qui t’ont marqué. Cela peut être un article dans un magazine, un article de blog ou une pensée dans un livre. L’idée étant d’amener un avis nouveau sur ce que tu aurais lu, le remanier, y ajouter une note, écrire ce que cela t’a inspiré. Dans la même lignée, tu peux aller lire un blog dans une autre langue et essayer de refaire l’article à ta sauce. J’insiste : À TA SAUCE ! Il ne s’agit pas de copier/coller un article, ou de le traduire bêtement, mais d’y ajouter un angle auquel tu aurais pensé. Donner ton avis sur la question, et lui apporter quelque chose de nouveau. Ton petit plus à toi. En général, le fait de lire beaucoup aide pas mal quand on est en panne d’idée. Il y a toujours une phrase, un paragraphe ou un article qui font naître des idées en nous.

Dépoussiérer un vieil article

Je n’avais pas pensé à cette technique jusqu’à ce que je lise le blog de No Tuxedo et particulièrement son article sur le vieux contenu qui moisi. Eh bien justement, il se peut que ton vieux contenu ne moisisse pas tant que ça. Si tu blogues depuis longtemps, il est évident qu’il y a des choses que tu as écrit il y a longtemps qui ont peut-être encore de la valeur aujourd’hui. Depuis le temps, ton style d’écriture a pris de la bouteille et tu pourrais apporter un œil nouveau sur un vieil article. À nouveau, l’idée n’est pas de le reprendre mot pour mot (en plus Google déteste ça et risquerait de te pénaliser) mais de voir si peut-être ton avis sur la question à changé, si tu peux apporter de nouveaux éléments, de nouvelles infos. Tu as peut-être testé un rouge à lèvres il y a 2 ans, que tu adorais à l’époque et que tu détestes aujourd’hui ? Quel point de vue intéressant ! Pourquoi tu ne l’aimes plus ? En as-tu trouvé un nouveau que tu préfères ? Tu vois le principe ? Cette théorie peut fonctionner pour pas mal de post.

Faire une liste.

Tu vas te dire que cette idée là je te la ressors à toutes les sauces, mais c’est parce qu’elle fonctionne pour absolument tout dans la vie. En cas de problème, fais une liste. Dans le cas du blog, soit tu peux faire une liste de toutes les idées / mots (même stupides) qui te passent par la tête, ou bien tu peux rédiger un article sous forme de liste :

  • Les 10 choses qui me rendent heureux
  • Les 5 articles que j’ai adorés lire cette semaine
  • Mon top 3 de roman thriller
  • Mes 5 fruits préférés et leur recette de smoothie assorties
  • Le maquillage que j’utilise au quotidien
  • 22 choses que j’ai apprises cette année (ces 2 dernières années, ces 3 dernières années, etc.)
  • Ma wishlist du moment (et oui, c’est aussi une liste)
  • La liste de mes rêves les plus fous
  • 6 conseils pour trouver l’inspiration (héhé)

Impossible d’être en panne d’inspiration avec les listes tellement il y en a à faire.

Reprendre un TAG.

C’est un petit truc tout con mais qui peut nous sortir d’une belle grosse page blanche : le TAG. Personnellement je n’étais pas vraiment fan au début, parce que je n’aimais pas le principe du « je l’ai fait maintenant à toi de le faire » mais en termes de contenu ils sont plutôt cools à faire. Aussi, ici, j’ai déjà abordé le TAG cocooning, the Power of Makeup ou le Too Much Information. Tu peux imaginer de les faire en vidéo, en podcast ou par écrit. Et pourquoi pas tout simplement inventer un Tag toi-même sur un sujet qui te passionne ? Si l’exercice est trop difficile, voici 3 autres idées de tag sympas à faire :

  • Le Tag de la blogueuse (et/ou de la blogueuse beauté)
  • Le Tag Disney
  • Le Tag des 100 questions

Prendre l’air.

Enfin si aucune de ces idées ne t’inspirent, coupe ton ordinateur, déconnecte-toi le temps qu’il faudra (une heure, un jour, une semaine) et va prendre l’air. Parfois, on force, on veut absolument produire du contenu et finalement on bloque tout. Dans ces moments-là, mieux vaut sortir un bon bouquin, aller au cinéma, boire un verre avec des amis et se changer les idées. Je vais te dire un truc qui va te rassurer, que je te dis souvent mais : CE N’EST PAS GRAVE. Nous ne sommes pas des robots, nous ne sommes pas des êtres parfaits de lumière et on a tous des coups de mou. On a tous une vie, des soucis, des moments où on n’a pas envie. Le principal c’est de rebondir, et surtout ne pas laisser ce vide prendre le dessus. Le simple fait de lâcher la pression, et de se sentir humain, peut t’aider à débloquer cette inspiration qui ne demande qu’à éclore. Et puis tu sais quoi ? Ton lecteur, il t’attendra, et il reviendra. Je suis bien le meilleur exemple qui prouve cette théorie. Il m’est arrivé plus d’une fois d’aller prendre l’air, et pourtant, toi tu es toujours là (preuve que j’ai les meilleurs lecteurs du monde).

En conclusion, il ne faut pas se laisser démonter par une petite panne d’inspiration. En suivant ces quelques petites astuces, je suis certaine que tu retrouveras bien vite le goût d’écrire. Pour t’aider, je t’ai créé une petite fiche technique que tu peux télécharger et imprimer. Une sorte de petit atelier pour remettre tes idées en place. Il te suffit de cliquer sur la bannière ci-dessous pour y avoir accès.

atelier pdf worksheet blog

Et toi ? Quels sont tes astuces quand tu manques d’inspiration ? As-tu un carnet de note ou une technique particulière pour ne pas te laisser berner par l’angoisse de la page blanche ?

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